إعـــــــلان

تقليص
لا يوجد إعلان حتى الآن.

كيف تبدو بيئة التحكم الخاصة بك في عالم بعيد؟

تقليص
X
 
  • تصفية - فلترة
  • الوقت
  • عرض
إلغاء تحديد الكل
مشاركات جديدة

  • كيف تبدو بيئة التحكم الخاصة بك في عالم بعيد؟

    كيف تبدو بيئة التحكم الخاصة بك في عالم بعيد؟ ( العمل عن بعد )


    بينما أجبر COVID-19 الكثيرين منا على بيئة عمل عن بُعد ، علينا أيضًا التعامل مع التحديات التي تصاحبها. التناقض الصارخ بين بيئة مكتبية وبيئة يحتمل أن تتضمن العمل في عزلة يمكن أن يكون تعديلًا صعبًا. تطورت محادثات مطبخ المكتب إلى محادثات مع الحيوانات الأليفة ، أحدث زملاء العمل لدينا. لقد تحول السؤال الشخصي السريع الآن إلى بريد إلكتروني أو هاتف أو مكالمة فيديو. وتتوسع مسؤوليات العمل لأننا نحاول ليس فقط التوفيق بين العمل ولكن أيضًا ضمان تركيز أطفالنا على العمل المدرسي - وعدم تدمير المنزل.

    لم تتسبب هذه البيئة القسرية في حدوث تحديات اجتماعية فحسب ، بل فتحت أيضًا الباب أمام تحديات الرقابة الداخلية ، حيث إن الضوابط الداخلية المصممة للعمل بفعالية في بيئة مكتبية قد لا تكون مثالية لمكان العمل البعيد. حتى تلك التي تم تصميمها بشكل مناسب ، قد تثبت أنها تعمل بشكل غير فعال في هذه البيئة الجديدة. دعنا نلقي نظرة على بعض تحديات الرقابة الداخلية والحلول المحتملة التي يواجهها العمل في بيئة بعيدة.

    إنشاء بيئة تحكم عن بعد
    يمكن أن يكون ممارسة النبرة المناسبة في الأعلى وإنشاء رقابة مناسبة أمرًا صعبًا مع قوة عاملة بعيدة. تلعب الأخلاق وسياسات الحوكمة دورًا مهمًا في تحديد توقعات واضحة حول السلوكيات في مكان العمل. ولكن ، القوة العاملة أكثر ميلًا لاتباع مثال فريق القيادة بدلاً من اتباع السياسة. كل تلك المحادثات المكتبية ، حتى المحادثات التي لا تتعلق بالعمل ، تساعد في وضع توقعات للسلوكيات المناسبة وغير المناسبة. غالبًا ما تحدث هذه المحادثات بشكل طبيعي في المكتب من خلال محادثة سريعة بالمرور في الردهة أو ساعة سعيدة في وقت متأخر من يوم الجمعة مع إدارتك. ومع ذلك ، لا تحدث هذه التفاعلات بشكل طبيعي في مكان العمل البعيد. يجب على القيادة ورؤساء الأقسام بذل جهود نشطة للحفاظ على التواصل مع القوى العاملة لديهم. بعض الأشياء التي يجب مراعاتها:

    أرسل رسائل بريد إلكتروني أسبوعية إلى القسم بأكمله وربما مؤتمرات فيديو فردية أكثر أو مكالمات هاتفية بين رؤساء الأقسام أو المديرين والأعضاء الفرديين في فرقهم.
    يجب أن تؤكد رسائل البريد الإلكتروني على مستوى القسم على أهمية التواصل وكذلك الاستمرار في إنتاج عمل عالي الجودة والحفاظ على المساءلة.
    يجب استخدام الاجتماعات الفردية لتسجيل الوصول مع الموظفين لضمان تلبية احتياجات عملهم.
    من المرجح أن يكون لدى الموظفين العديد من الاقتراحات لتحسين بيئة عملهم الجديدة ، بما في ذلك اقتراحات حول كيفية تحسين التواصل بين أعضاء الفريق.

    قوة الفيديو
    يوفر عقد المؤتمرات عبر الفيديو أيضًا فرصة رائعة للبقاء على اتصال. ساعات التخفيضات الافتراضية تحاكي ساعة التخفيضات الشخصية. هذه طريقة رائعة لتسجيل الوصول مع أعضاء الفريق وإظهار أنه على الرغم من أن الأشخاص بعيدون عن الأنظار ، إلا أنهم ليسوا بعيدين عن عقولهم. يمكن أيضًا استكشاف اجتماعات من نوع قاعة المدينة. يمكن لفريق قيادتك طلب مناقشة مفتوحة. قد تتضمن بنود جدول الأعمال تحديثات حالة المكتب ، والاعتبارات التكنولوجية ، وفرصة للموظفين لمناقشة التحديات الحالية بصراحة بسبب العمل في بيئة بعيدة. سيكون لدى الموظفين قلق بشأن البيئة الحالية. يمكن أن تساعد هذه الاجتماعات في إراحة الموظفين.

    تقييم المخاطر
    تتطور بيئات الرقابة الداخلية باستمرار. إجازة الموظفين. تم تحديث البرنامج. تتغير الخدمات والمنتجات المعروضة. والقائمة تطول. ومع ذلك ، فمن غير المسبوق أن بيئة الرقابة الداخلية قد تغيرت بهذه السرعة. بالنظر إلى هذه الأوقات غير المسبوقة ، هناك احتمال أعلى لخطر الاحتيال ، داخليًا وخارجيًا. يجب على المسؤولين عن تصميم الضوابط الداخلية (أصحاب الضوابط) إعادة تقييم بيئة شركتك. على الرغم من أنه يمكن تصميم الضوابط الداخلية بطريقة تعمل بها بفعالية بغض النظر عن الظروف ، فمن الممكن أن تكون هناك تغييرات غير مقصودة على العمليات التي حدثت.

    على سبيل المثال ، لنفترض أن الموظف المسؤول عن مراجعة تغييرات صيانة ملف القرض يعمل الآن على جدول عمل بديل بسبب الالتزامات الشخصية. لا يمتلك هذا الموظف القدرة على إجراء تغييرات على ملف القرض ؛ لذلك ، لم يكن الفصل بين الواجبات مشكلة على الإطلاق. وافق موظف في خدمة القرض على تحمل بعض مسؤوليات الموظف ويقوم الآن بمراجعة بعض تغييرات صيانة ملف القرض ، مما جعل هذا الموظف في وضع يسمح له بمراجعة بعض التغييرات الخاصة به.

    علاوة على ذلك ، قد يتم أيضًا اختراق بعض الضوابط الداخلية التي تتطلب وجود الموظفين في موقع مادي للعمل ، مثل عدد دورات المخزون. إذا كانت هذه الضوابط غير قادرة على العمل ، سيحتاج أصحاب التحكم إلى النظر في التأثيرات على مناطق المعاملات المتأثرة ، وإذا كانت هناك ضوابط تعويضية يمكن تصميمها للتخفيف من بعض مخاطر التحكم.

    أنشطة مكافحة
    الحسابات الدائنة وتوقيع الشيكات
    من المرجح أن يتم تغيير الحسابات المستحقة الدفع وعملية الصرف النقدي نتيجة لبيئتك البعيدة الجديدة. يجب فحص الفواتير المستلمة عبر البريد إلى كاتب الحسابات الدائنة لإدخالها في نظام المحاسبة. عينت بعض المكاتب موظفين معينين مسؤولين عن فحص البريد على أساس نادر ، على سبيل المثال ، أسبوعيا. قد يكون توقيع الشيكات أيضًا بمثابة تحدٍ حيث قد يتعذر الوصول إلى رصيد الشيكات الفارغة. يعتبر الاستلام الإلكتروني للفواتير وتوقيع الشيكات ، بالإضافة إلى استخدام التحويلات البرقية و ACH ، حلولاً مجدية. قد تكون الموافقات عبر البريد الإلكتروني كافية عندما تكون هناك حاجة إلى العديد من الموقعين للموافقة على المدفوعات المرتفعة بالدولار.

    الفصل بين الواجبات
    كما ذكر أعلاه ، من الممكن أن تكون العمليات قد تغيرت عن غير قصد ، مما يعرض بعض الضوابط الداخلية لعدم الفعالية. قد يصبح الفصل بين الواجبات صعبًا حيث يتحول الموظفون إلى جداول عمل بديلة أو لديهم مشكلات أخرى. يجب أن يكون الحفاظ على الفصل بين الواجبات أولوية قصوى لمالكي التحكم وهو أمر يجب تقييمه باستمرار مع تغير الظروف. قد تجعل الأوقات الصعبة الفصل بين الواجبات أمرًا صعبًا وقد تجبرك على الإبداع من خلال مطالبة الموظفين بأداء واجبات لم يكونوا معتادين على أدائها.

    التوقيعات الرقمية
    يجب عليك أيضًا مراعاة الطريقة التي توثق بها إكمال عناصر التحكم. يجب على مالكي عناصر التحكم توخي الحذر بشأن سلامة الأحرف الأولى للموظف المكتوبة ببساطة على مستند رقمي ، حيث يمكن لأي موظف أداء هذه المهمة. التواقيع الرقمية ، التي تتطلب من الموظف إدخال بيانات اعتماد قبل التوقيع ، تعزز تكامل التوقيع وغالبًا ما تكون مختومة بالوقت. قد تقوم التوقيعات الرقمية أيضًا "بإغلاق" المستند ، مما يحظر أي تغييرات على المستند الموقع.

    المراجعة في الوقت المناسب
    نظرًا للظروف ، ليس من غير المعقول أن يستغرق الإعداد والمراجعة وقتًا أطول من الظروف العادية. حتى إذا تم منح وقت إضافي لإعداد المستندات ومراجعتها ، يجب عليك مراعاة الآثار المترتبة على ذلك على فئة المعاملة ككل. كلما استغرق الأمر وقتًا أطول لإكمال عنصر تحكم ، زادت العواقب إذا حددت خطأ. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون تأثير التغيير غير الصحيح لمؤشر سعر القرض كبيرًا إذا لم يتم تحديده في الوقت المناسب. إذا تم التعرف عليه بسرعة ، يمكنك تجنب العواقب لاحقًا.

    المعلومات والاتصال
    بالنسبة للعديد من الشركات التي انتقلت من ورقة إلى بيئة رقمية ، لا ينبغي أن تكون مشاركة المعلومات مشكلة. ومع ذلك ، بالنسبة لأولئك الذين لا يزالون يعملون في بيئة ورقية في الغالب ، قد يكون أداء المهام ومشاركة المعلومات مع أعضاء الفريق أمرًا صعبًا. وأولئك الذين ليس لديهم القدرة على مسح المستندات ضوئيًا وإرسالها من المنزل يمكن أن يعرضوا ضوابط داخلية معينة للخطر تمامًا. قد يكون الاضطرار إلى العمل عن بُعد هو العذر المثالي لنقل العمليات الورقية إلى تنسيق رقمي.

    يراقب
    تعتبر مراقبة بيئة الرقابة الداخلية الخاصة بك ذات أهمية قصوى في ضوء هذه التغييرات المهمة. يجب إجراء محادثات متكررة مع مالكي عناصر التحكم للتأكد من أن التغييرات في العمليات لا تجعل الضوابط غير فعالة. يجب معالجة الثغرات التي تم تحديدها في الضوابط الداخلية بشكل استباقي. امنح مالكي الرقابة الفرصة لمناقشة التغييرات التي تطرأ على عمليات التحكم مع التدقيق الداخلي أو إدارة المخاطر حتى تتمكن هذه الإدارات من النظر في تأثير التغييرات على الرقابة الداخلية. وهذا يمنح هذه الإدارات أيضًا الفرصة لتغطية أي ثغرات ناتجة.

    تغييرات دائمة
    بمجرد انتهاء متطلبات مكان العمل البعيد ، فإن تأثيرات العمل في مثل هذه البيئة لن تكون كذلك. هناك العديد من الفوائد والكفاءات التي يمكن العثور عليها في العمل عن بعد. نظرًا لأن الناس أُجبروا الآن على العمل في مثل هذه البيئة ، فسيكونون أكثر استعدادًا لمواصلة القيام بذلك. لذلك ، دعونا ننتهز هذه الفرصة لمراجعة العمليات والضوابط الداخلية لتكون متوافقة مع "مكان العمل البعيد". سيوفر ذلك تأثيرًا طويل الأمد لمؤسستك بعيدًا عن الوباء.

    دورة مجانية
    تخرجت وتبحث عن فرصة عمل؟
الاعضاء يشاهدون الموضوع حاليا: (1 اعضاء و 4 زوار)
يعمل...
X